در این مقاله کوتاه، با چند نکته کاربردی و سودمند در نرم افزار Microsoft Word آشنا می شوید.
ضد حال:من طی هفت- هشت سال کار با Word، مجموعه کاملی از کلمات AutoCorrect را جمع آوری کرده ام که به نظر خودم خیلی ارزشمنده. مثلاً خیلی از اشتباه های رایج در تایپ فارسی از جمله کلماتی که با <نیم فاصله> باید نوشته شوند ولی نمی شوند (مثل می رود، می شود و غیره) در این مجموعه تعریف شده است. حالا می خوام بدونم چه جوری می تونم این مجموعه رو در قالب یک فایل نگهداری کنم تا هم Backup داشته باشم هم بتونم به کامپیوترهای دیگه منتقل کنم؟

چاره:البته این ضدحال نیست. ولی اگر فایلتون را از دست بدید، ضدحال بزرگی می شه! البته به خاطر این دوراندیشی و ذکاوتی که به خرج دادید به شما تبریک می گم. قول بدین وقتی راه حل این کار رو بهتون یاد دادم، یه کپی هم از اون فایلتون برای ما بفرستین! ولی خارج از شوخی، مایکروسافت ابزاری را برای انتقال فایل AutoCorrect به کامپیوتری دیگر تدارک دیده، اما لابه لای صفحات وب سایتش گم و گور شده. اگر از Word 2000 استفاده می کنید، این ابزار که فایلی است به نام Macros9.dot را تحت عنوان Word 2000 Supplemental Macros جستجو و پیدا کنید. در این ماکرو، برنامه Backup گرفتن از فایل AutoCorrect تعریف شده است. بعد از نصب ماکرو (که احتمالاً در فولدر Samples زیر فولدر Microsoft کپی می شود) باید آن را باز کنید.
برای این منظور، در برنامه Word منوی File و سپس گزینه Open را کلیک کنید. از فهرست کشویی File of Type گزینه (Document Template (*.dot را انتخاب کنید و سعی کنید فایل Macros9.dot را پیدا کنید. بعد از کلیک روی Open، کادر محاوره Security Warning ظاهر می شود که با انتخاب گزینه Always trust به آن پاسخ بدهید. روی Enable Macros کلیک کنید تا ماکرو باز شود. برای اجرا ماکروی Backup، روی Sample Macros در جعبه کوچک ماکروها کلیک کنید و AutoCorrect Utility را برگزینید. حالا دکمه Backup را بزنید و مراحل را دنبال کنیداگر از Word 2002 یا Word 2003 استفاده می کنید، احتمالاً این ماکرو قبلاً در سیستم تان نصب شده است. برای اطمینان از این موضوع، با استفاده از قابلیت جستجوی Word به دنبال فایل Support.dot بگردید.
اگر ماکرو قبلاً در سیستم تان نصب نشده بود، می توانید با اجرای برنامه نصب Office از قسمت Add/Remove Programs در کنترل پنل به نصب این ماکرو بپردازید.
برای این منظور، بعد از بالا آمدن برنامه Setup آفیس، گزینه Add or Remove Features را انتخاب و روی Next کلیک کنید. شاخه Microsoft Word را پیدا و باز کنید. از قسمت Wizards and Templates گزینه More Templates and Macros را علامت زده و Run from my Computer را انتخاب کنید. در پایان، دکمه Update را بزنید. حالا فایل Support.dot در سیستم شما نصب شده است. برای باز کردن این فایل و اجرای ماکرو، همان کارهایی را که در بالا گفتیم انجام دهید.
چسباندن متن بدون فرمت
ضد حال:کار من جمع آوری اطلاعات و اخبار روزانه از سایت های مختلف اینترنت است. یعنی این که به سایت های مورد نظرم سر می زنم و هر جا مطلب به دردبخوری دیدم انتخاب می کنم. بعد کپی می کنم و میام تو Word می چسبونم. این جوری نهایتاً یه فایل Word دارم که توش پُره از مطالبی که از سایت های مختلف جمع کرده ام. منتها بدی این روش اینه که هر کدوم از قسمت ها فرمت متفاوتی دارن. در واقع، هر سایتی با فرمت خاص خودش مطالبش رو نوشته که وقتی میاریم تو Word یه چیز هچل هفتی می شه. اگه یک راه به من نشون بدین که بشه فقط خود متن رو توی Word بیاریم، بدون فرمت و آت و آشغالایی که به وب مربوطه، تا آخر عمرم دعاتون می کنم.
چاره:من می خوام نه یک راه، نه دو راه، بلکه سه راه نشونتون بدم تا خیالم از بابت دنیا و آخرت راحت بشه. دمِ دست ترین راه اینه که متن تان را از طریق گزینه Paste Special در منوی Edit داخل Word بیاورید (نه گزینه Paste ) بعد از انتخاب این گزینه، کادر محاوره ای باز می شود که باید از آن گزینه Unformatted Text را انتخاب کنید. با این کار، فقط متن شما در Word چسبانده می شود بدون این که فرمت و شکل و شمایل های وبی، مزاحم کارتان شوند.
راه دوم این است که برای همین گزینه Paste Special یک ماکرو درست کنید تا مجبور نباشید هر دفعه به سراغ منوها بروید. مختصراً عرض می کنم که ماکرو مجموعه ای از اعمال و فرامین است که برای انجام آن ها یک کلید از صفحه کلید یا یک دکمه از خط ابزار را فشار می دهید. یعنی مثلاً به جای این که ماوس را بردارید و اعمال گفته شده را انجام دهید، می توانید یک ماکرو تعریف کنید و آن را به کلید مثلاً Alt+F1 اختصاص دهید. در این صورت با زدن کلید Alt+F1 انگار که تمام مراحل فوق را انجام داده اید. درست کردن ماکرو اصلاً کار سختی نیست، در کادر ضمیمه بالا روش ساخت آن توضیح داده شده است.
روش دیگر در Word 2002 (همان Word XP) قابل استفاده است. از منوی Tools گزینه Options را انتخاب کرده و بعد از ظاهر شدن کادر محاوره مربوطه، به صفحه Edit بروید. در این جا گزینه Show Paste Options buttons را علامت بزنید و Ok کنید. حالا هر وقت چیزی را در Word می چسبانید (مثلاً با زدن کلید Ctrl+V، کلید سمت راست ماوس، یا حتی شیوه کشیدن و رها کردن)، یک دکمه کوچک ظاهر می شود که با کلیک روی آن می توانید گزینه های مختلفی را انتخاب کنید از جمله Keep Text Only که همان چیزی است که شما می خواهید.